Cuando llega la crisis: Planificación de la continuidad comercial
En pocas palabras, planificación de la continuidad comercial es planificar cómo continuarían las operaciones si el lugar comercial se viera afectado. Este artículo se inspiró en mi experiencia personal de vivir una inundación en una plata de extrusión donde previamente trabajé como gerente de operaciones.
Un río que pasa cerca de la fábrica desbordó sus orillas, derribó un muro perimetral y una onda de 11 pies arrasó las instalaciones. Bajo el agua quedaron coches, extrusoras, molinos de martillos y miles de toneladas de materias primas y productos terminados, lo cual detuvo la producción de inmediato.
Durante esta época, el director ejecutivo estaba fuera de alcance, dado que estaba de viaje en China. Me encontraba en un viaje comercial por la región occidental de Kenia, a casi 700 km de la fábrica, cuando recibí un llamado telefónico; no contábamos con un plan de continuidad comercial (BCP, por su sigla en inglés). Tuve que pensar con rapidez, averiguar si el agua había llegado a la central eléctrica, para ver si debíamos apagar la corriente eléctrica; solicitando un recuento del personal de guardia de un registro escrito a mano que había estado bajo el agua… mucho se dejó al azar. Me tomé un taxi a mitad de la noche hacia el aeropuerto más cercano a casi 200 km de distancia, para tomar el primer vuelo de regreso a Nairobi, la mañana siguiente.
¡Es algo que puede pasar!
Como propietario de un negocio, debe asegurarse de que su equipo comprenda qué debe hacer ante una crisis. Ejemplos de crisis son: actos de terrorismo, incendios, sistemas de aguas residuales rotos o con fugas, interrupción de la cadena de suministro, apagones…
Cada miembro de su equipo administrativo debe contar con un “kit de batalla”. Estos son documentos, registros y discos cruciales que les permitirían continuar trabajando, si tuviera que hacerlo en otro lugar. Ejemplos de estos son copias de tarjetas bincard para el gerente de tienda y copias de seguridad de las cuentas para el contador. Deben guardarse fuera de las instalaciones y deben actualizarse de forma regular. También debe identificar y probar una ubicación para que su equipo de administración continúe trabajando.
Una cadena de llamados es fundamental. Esto podría marcar la diferencia entre la vida y la muerte. Cada miembro del personal debe saber quién debe llamarlo y a quién debe llamar para verificar que todo esté bien. Esto funciona porque cada miembro del personal debe llamar a una persona y luego esa persona debe llamar a la siguiente, y así sucesivamente. Si no puede comunicarse la persona que tiene asignada, entonces debe definirse un lugar central para informar las necesidades y una guía sobre qué hacer a continuación.
También es fundamental contar con un plan para continuar prestándole servicio a los clientes. ¿Tiene productos terminados de más almacenados fuera del sitio o puede establecer un acuerdo de fabricación por encargo con una empresa similar?
Contar con un seguro es obligatorio. ¿Su póliza está actualizada y cubre los desastres naturales o producidos por el hombre?
Cada empresa es única y la única forma de saber cuáles son sus prioridades es sentarse con su equipo y hablar al respecto. Luego, debe establecer procesos documentados y debe asegurarse de que cada miembro del personal esté al tanto de estos.
En mi caso, con el tiempo reparamos los motores dañados y secamos las materias primas en la fábrica. Sin embargo, el proceso habría sido mucho más rápido y fácil si hubiéramos contado con un BCP.
